Frankfurt – Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine hohe Produktivität entscheidend für die Zukunftssicherheit von Unternehmen. Doch viele, vor allem kleinere Firmen leiden unter Produktivitätsverlust durch administrative Aufgaben. Und jetzt verursacht auch noch die DSGVO zusätzlichen Aufwand. Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei Sage, gibt Tipps, wie Unternehmen produktiver werden können.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland verwenden 3,7 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit auf administrative Tätigkeiten. Das entspricht einem Produktivitätsverlust von mehr als 28 Milliarden Euro pro Jahr. Diese Zahlen erhob die Studie „Sweating the Small Stuff: the impact of the bureaucracy burden”, die Plum Consulting im Auftrag von Sage durchgeführt hat. Die Untersuchung zeigt auch: Je kleiner die Unternehmen, desto höher der Anteil unproduktiver Tätigkeiten. Verschärft wird das Problem derzeit noch durch die DSGVO, die Unternehmen ab Mai zusätzliche Informations- und Dokumentationspflichten auferlegt. Gleichzeitig setzt der Fachkräftemangel den Unternehmen zu. So wird es immer schwieriger für den Mittelstand als Rückgrat der deutschen Wirtschaft, das Wachstum zu bewältigen. Grund genug also, jetzt konkrete Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität einzuleiten. Denn Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal. Mit den Mitteln der Digitalisierung lassen sich Aufwand und Kosten administrativer Aufgaben spürbar senken. Hier einige Tipps dazu:
Buchhaltung digitalisieren mit kaufmännischer Software
Während immer mehr Verbraucher bereits per Smartphone und Tablet im Internet einkaufen, tun sich viele KMU immer noch schwer mit der Digitalisierung. Nur 19 Prozent der Befragten in der oben genannten Studie haben bereits alle Verwaltungstätigkeiten automatisiert. Nicht einmal ein Drittel (27 Prozent) erledigen sie zumindest teilweise mit Softwareprogrammen. Und mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland verzichtet noch auf digitale Unterstützung der administrativen Abläufe. Dabei liegen die Vorteile digitaler Abläufe auf der Hand: Elektronische Angebote, Aufträge und Rechnungen etwa lassen sich nicht nur einfacher und schneller erstellen und versenden. Auch der Aufwand für das Auffinden, Nachbearbeiten und Archivieren sinkt spürbar.
Vorgänge vereinfachen und beschleunigen
Ein Beispiel: Kunde ruft an und hat eine Frage zu einer Rechnung oder eine Auftragsänderung. Wenn das Dokument mit einer kaufmännischen Software erstellt und abgelegt wurde, holt der Mitarbeiter am Telefon es sich per Tastendruck oder Mausklick auf den Bildschirm und ist sofort auskunftsbereit. Eventuelle Änderungswünsche können direkt beim jeweiligen Vorgang erfasst und anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung elektronisch zugewiesen werden. Das reduziert den Aufwand für die Mitarbeiter und erhöht die Kundenzufriedenheit.
Kaufmännische Anwendungen mit Office 365 integrieren
Zusätzliche Produktivität gewinnen Anwender, wenn sie beim Öffnen von Kunden-E-Mails direkt aus Outlook … weiterlesen »
