Kreis Soest. Eingehende Post digitalisieren und die sich anschließenden Arbeitsprozesse samt Aktenführung effizient und damit kostengünstig nur noch auf elektronischem Wege organisieren. Das ist die Idee des Projekts „Digitale Postbearbeitung“, mit dem der Kreis Soest am NRW-Gemeinschaftsstand auf der CeBIT in Hannover auf großes Interesse stieß. Erprobt wird die Prozessoptimierung derzeit bei der Bearbeitung von Rechnungen und von Verkehrsordnungswidrigkeiten.
Es handelt sich um einen Bestandteil des Modellprojekts „Vernetzte Verwaltung“ des NRW-Innenministeriums. Die Federführung liegt beim Kreis Soest, beteiligt sind auch der Märkische Kreis sowie die Städte Soest und Lippstadt. Staatssekretär Karl Peter Brendel aus dem NRW-Innenministerium informierte sich am Donnerstag, 4. März 2010, gemeinsam mit Landrätin Eva Irrgang und dem Lippstädter Bürgermeister Christof Sommer am Messestand. „Aus unserer Sicht stellt die Teilnahme am Projekt Vernetzte Verwaltung eine sehr gute Gelegenheit dar, die Kreisverwaltung auch in technologischer Hinsicht auf die zukünftig zu lösenden Aufgaben vorzubereiten“, betonte Landrätin Irrgang.
Geprüft wird unter anderem, ob sich das Vorhaben gemeinsam mit anderen Kommunen und auch unter der Beteiligung Externer, in diesem Fall der Deutschen Post, realisieren lässt und zur Digitalisierung der Posteingänge und zur Bündelung des Druck- und Versand-Outputs ein Shared Service Center aufgebaut werden kann. Angeknüpft wird an Vorarbeiten, die der Kreis Soest und der Märkische Kreis gemeinsam mit der Firma b.i.t.consult und zum Teil mit Begleitung der KGSt geleistet hatten. Als IT-Dienstleister begleitet die KDVZ Citkomm das Projekt und die eingerichtete interkommunale Arbeitsgruppe mit Vertretern aller Kommunen.
Erklärtes Ziel ist, eine elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in allen Kernprozessen zu schaffen. Die automatisierte Bearbeitung des Posteingangs- und -ausgangs in einer Hand soll den Bearbeitungsaufwand für Papierschriftgut und den Kostenaufwand deutlich reduzieren. Darüber hinaus sollen standardisierte Konzepte, Dienste und IT-Komponenten die Entwicklungskosten minimieren und die Umsetzung in allen beteiligten Kommunen beschleunigen.
