Burbach – „Die Umstellung hat sich bewährt“, resümiert Rolf Winkel, Fachbereichsleiter Zentrale Dienste bei der Gemeinde Burbach. „Im vergangenen Jahr kam der Wunsch auf, nach der Kommunalwahl und zu Beginn der neuen Wahlperiode, den Schritt auf die elektronische Ratsarbeit zu wagen.“ Für alle neuen Ratsmitglieder wurden IPads beschafft, mit denen nun die Sitzungsarbeit durchgeführt wird. „Alle haben damals auch sofort signalisiert, mitzumachen und sind nun dabei.“
Mithilfe einer App, die auf dem Gerät installiert ist, erhalten die Gemeinderatsmitglieder Zugang zum Ratsinformationssystem. Hier sind alle Dokumente wie Beschlussvorlagen ggf. mit Plänen und Zeichnungen sowie Niederschriften zu finden. „Das ist das gleiche System, wie es über die Internetseite der Gemeinde abgerufen werden kann“, so Rolf Winkel. „Bürger haben darüber ebenfalls die Möglichkeit zu sehen, welche Themen gerade politisch behandelt werden.“ Dennoch ist der Zugang über die App mit einem Passwort geschützt, da eben auch der Zugang zum nichtöffentlichen Teil besteht. Die Geräte sind in das heimische WLAN-Netz eingebunden, damit beim Öffnen der App eine automatische Aktualisierung erfolgt und immer die aktuellsten Dokumente heruntergeladen werden können und für die Sitzungen vorliegen. Auch im Bürgerhaus und im Sitzungssaal des Rathauses ist ein WLAN-Zugang geschaffen worden, um einen Zugriff auf den Sitzungsdienst zu ermöglichen, wenn im Ausnahmefall noch ein Dokument nachgeliefert werden muss. „Ansonsten funktioniert die Software auch im Offline-Zustand“, so Rolf Winkel.
Im Rathaus selbst werden die Unterlagen durch die zuständigen Fachbereiche in das Programm eingestellt. „Um über die neuesten Dokumente zu informieren, die eingepflegt wurden, erhalten zusätzlich alle Ratsmitglieder eine Information per E-Mail. Das ist nochmal eine weitere Sicherheit, damit jeder Bescheid weiß, wenn es Neuigkeiten gibt.“
Die Vorteile liegen für Bürgermeister Christoph Ewers klar auf der Hand: „Wir sparen hier jede Menge Papier ein, das sind sicherlich mehrere tausend Blatt. Außerdem entfällt das oft mühselige kopieren der Vorlagen und Protokolle durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Portokosten gehen dadurch ebenfalls zurück.“ Gleichwohl sieht er zunächst auch die Investition, die die Anschaffung der mobilen Endgeräte verursacht hat. „Ich bin mir aber sicher, dass sich die Investition von rund 17.000 € auf Dauer rechnet, eben auch durch den eingesparten Aufwand innerhalb des Rathauses.“ Die Tablets verbleiben im Eigentum der Gemeinde und werden den Ratsmitgliedern für die Dauer ihres Mandats zur Verfügung gestellt. „Sobald jemand ausscheidet, ist das Gerät zurückzugeben“, erläutert Rolf Winkel. Insgesamt sieht Christoph Ewers in der Einführung der elektronischen Ratsarbeit einen weiteren Aspekt für eine zielführende Gemeindepolitik. „Jeweils am Jahresende wird der Sitzungskalender für das kommende Jahr abgesprochen. Darin sind auch die Fraktionssitzungen festgelegt. Die Politik erhält grundsätzlich mehrere Tage vor den Fraktionssitzungen die Unterlagen zur Vorbereitung. Das geht jetzt mit der elektronischen Übermittlung noch schneller und effektiver.“
Auch an die sachkundigen Bürger wie auch an die Zuhörer ist gedacht. „Wir legen in den Sitzungen noch eine kleine Auflage an Sitzungsunterlagen bereit zum Mit- und Nachlesen. Das ist aus unserer Sicht Bürgerservice und gehört für eine transparente Arbeit einfach dazu. Auch die sachkundigen Bürger bekommen noch eine Papierfassung. Der Aufwand, diese zu erstellen, hält sich aber sehr in Grenzen“, so Ewers. Beide ziehen nach gut einem halben Jahr bisher ein positives Fazit: „Das Verfahren läuft gut. Wir würden es wieder so machen.“
