Papierlos beraten und entscheiden
Wilnsdorf – Seit Januar 2015 arbeitet der Rat der Gemeinde Wilnsdorf papierlos. Die Halbjahresmarke nutzte jetzt die Verwaltung, um Bilanz zu ziehen. Bürgermeisterin Christa Schuppler zeigt sich sehr zufrieden mit der modernen Arbeitsweise.
Vor Einführung der digitalen Gremienarbeit erhielten die Mitglieder des Gemeinderates die Sitzungsunterlagen per Post. Im vergangenen Jahr machte sich die Verwaltung die Mühe, deren Umfang zu ermitteln. Auf 33.000 Druckseiten kamen Einladungen, Vorlagen und Niederschriften für die 26 Sitzungen des Rates und der Ausschüsse im Jahr 2013. Das Sortieren und die Versandvorbereitungen nahmen für jede Sitzung mindestens eine Stunde Arbeitszeit in Anspruch, hinzu kam im Nachhinein der Druck und Versand der Niederschriften.
Zeit und Kosten, die die Kommune jetzt spart. Denn statt zum Papierbündel greifen die 34 Ratsmitglieder jetzt zum IPad. Das wurde ihnen für ihre Mandatsarbeit von der Gemeinde Wilnsdorf zur Verfügung gestellt. Mit einer vorinstallierten Software können die Ratsherren und -frauen bequem auf alle benötigten Unterlagen zugreifen, sie direkt anschauen, in ihnen recherchieren, Kommentare verfassen oder Markierungen vornehmen. „Die mobile Gremienarbeit ist nicht nur zeit- und kostengünstiger, sondern erleichtert den Mandatsträgern auch ihre Arbeit“, fasst Schuppler zusammen.
Eine Nutzungsvereinbarung zwischen der Gemeinde und jedem Ratsmitglied regelt die Handhabe des Geräts. Und natürlich wurde im Ratssaal auch die benötigte Infrastruktur zur Verfügung gestellt, damit alle Mandatsträger während der Sitzung mit ihren mobilen Endgeräten arbeiten können. „Es gab einige wenige Zweifler, aber inzwischen sind die Ratsmitglieder von den Vorteilen der digitalen Sitzungsarbeit überzeugt, die Systemumstellung hat reibungslos funktioniert“, freut sich die Bürgermeisterin.
