SEPA-Umstellung betrifft auch die Vereine in der Region

In wenigen Monaten erfolgt in Deutschland die Umstellung auf SEPA, den einheitlichen Eurozahlungsverkehrsraum. Dann müssen sich Unternehmen an die einheitlichen Vorgaben bei der Abwicklung von Transaktionen halten. Auch Vereine aus der Region betrifft die SEPA-Umstellung bei der Abrechnung ihrer Mitgliedsbeiträge. Weil SEPA primär Arbeit bedeutet, sollten Vereine sich spätestens jetzt um die Umstellung kümmern.

Am 01.02.2014 gibt es kein Zurück mehr. Dann müssen auch deutsche Vereine für ihren Zahlungsverkehr SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift verwenden. Im Sinne des Gesetzes sind Vereine juristische Personen. Für sie gelten nicht die gleichen Vereinfachungen und Übergangsfristen wie für Privatpersonen. Sie müssen wie alle Unternehmen bereits ab Februar 2014 – und nicht wie Privatpersonen erst ab 2016 – SEPA verwenden. Das Verfahren soll internationale Transaktionen sicherer machen. Doch in allererster Linie macht SEPA Vereinen Arbeit. Die Umstellung der Stammdaten aller Vereinsmitglieder ist je nach Vereinsgröße mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Besonders misslich ist außerdem die Tatsache, dass die SEPA-Lastschrift dieses Zahlungsverfahren für deutsche Vereine deutlich komplizierter statt einfacher macht.

Was ist bei Überweisungen zu beachten?

Für den gesamten Zahlungsverkehr ersetzen die Internationale Bankkontonummer IBAN und die Internationale Bankleitzahl BIC die bisher verwendete Kontonummer und Bankleitzahl. Besonders wichtig für Überweisungen ist die IBAN. Sie besteht aus

• dem Ländercode für Deutschland DE
• einer zweistelligen Prüfziffer
• der Bankleitzahl
• und der Kontonummer.

Ab dem 01.02.2014 reicht sie für Überweisungen innerhalb Deutschlands aus, bis zum 01.02.2016 muss bei internationalen Transaktionen noch die BIC angegeben werden. Für Vereine bedeutet das, dass in den Stammdaten aller Vereinsmitglieder die neuen Bankdaten hinterlegt werden müssen. Wird Software für die Vereinsverwaltung oder die Buchführung verwendet, muss auch hier auf SEPA umgestellt werden. Vorab ist außerdem zu prüfen, ob sie SEPA-fähig ist. Hierfür muss die Vereinssoftware

• das SEPA-Zahlungsverfahren unterstützen
• die Möglichkeit bieten, die Gläubiger-Identifikationsnummer zu hinterlegen
• eine Mandatsverwaltung für die SEPA-Lastschrift besitzen.

Die neue Bankkennung der Vereine muss in alle Kommunikationsmittel wie Rechnungen und Mahnungen angegeben werden.

Wie ist das SEPA-Lastschriftverfahren abzuwickeln?

Viele Vereine aus der Region ziehen die Mitgliedsbeiträge automatisch per Lastschriftverfahren ein, weil es bislang eine sehr einfache Zahlungsmethode für beide Seiten war. In Zukunft ist das Verfahren für Vereine mit deutlich mehr Aufwand verbunden. Für die SEPA-Lastschrift ist eine eindeutige schriftliche Einverständniserklärung des betreffenden Kontoinhabers notwendig. Diese wird als Mandat bezeichnet. Bereits erteilte Einzugsermächtigungen müssen Vereine nicht noch einmal einholen. Sie müssen jedoch jedem Mitglied schriftlichen mitteilen, dass sie SEPA verwenden und das genaue Umstellungsdatum sowie die Mandatsreferenznummer angeben. Der erste Schritt für Vereine, wenn sie auf SEPA umstellen, sollte die Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer sein. Diese benötigen Vereine für das SEPA-Lastschriftverfahren, sie muss außerdem im Schriftverkehr mit den Mitgliedern und in allen Kommunikationsmitteln angegeben werden. Die Gläubiger-Identifikationsnummer vergibt die Bundesbank. Als nächsten Schritt ist eine neue Inkassovereinbarung mit der Hausbank oder der Landesbank abzuschließen. Denn die SEPA-Lastschrift muss bei der Bank vorher angekündigt werden und besitzt ein festes Fälligkeitsdatum. Dieses ist dem Kontoinhaber 14 Tage im Voraus anzukündigen. Vereine müssen für jedes Vereinsmitglied, das als Zahlungsverfahren Lastschrift wählt, eindeutige Referenznummern vergeben und diese in der Mandatsverwaltung organisieren.

Weiterführende Informationen:

• Offizielle Seite der Bundesbank zur SEPA
• SEPA fähige Software für Vereine von Lexware
• SEPA Leitfaden der Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) im PDF Format.