Technische Dokumentationen gehören sicherlich zu den anspruchsvollsten Dokumentationsvorgängen in einem Unternehmen. Sie umfassen alle produktrelevanten Daten eines Produktionszyklus, von der Entwicklung und Fertigung bis hin zu Transport, Inbetriebnahme, Nutzung und Entsorgung eines Produkts. Und weil Technische Dokumentationen infolge von Normänderungen, Produktupdates und Kundenfeedbacks fortwährend dynamisch angepasst werden müssen, können spezielle Redaktionssysteme erhebliche Erleichterungen mit sich bringen. So auch das Docuglobe Redaktionssystem von der Firma gds.
Bevor der Fokus auf dasdocuglobe Redaktionssytemeingestellt wird, stellt sich zunächst die Frage,was unter »Technischen Dokumentationen« genau zu verstehen ist? Technische Dokumentationen bezeichnen zunächst ganz allgemein das Gesamt an Informationen zu einem bestimmten technischen Produkt. Sie lassen sich in »interne« und »externe« Technische Dokumentationen gliedern. Erstere bezeichnen die unternehmensinterne Archivierung aller produktrelevanten Daten – so etwa Daten zur Planungs- und Entwicklungsphase, zur Markteinführung oder zu Versuchsergebnissen. Letztere dagegen richten sich an bestimmte Zielgruppen, wie Verkäufer, Systemintegratoren, Installateure, Entsorgungsunternehmen und Servicemitarbeiter. Entsprechend hat man es hier mit Dokumenten wie Bedienungs- und Betriebsanleitungen, Installationshinweisen und Benutzerhandbüchern zu tun. Dabei geht es allerdings nicht nur um die Instruktion zukünftiger Produktnutzer, sondern auch um eine haftungsrechtliche Absicherung des Herstellers, der sich in seinen Technischen Dokumentationen auf gesetzliche Normen und Richtlinien beziehen muss.
Angesichts der Tatsache, dass jene Richtlinien und Normen, aber auch die Produkte selbst sich ständig verändern, unterliegen die Technischen Dokumentationen einer permanenten Bearbeitung: Sie werden ergänzt, angepasst und weiter ausdifferenziert. Außerdem müssen im Zuge der Entwicklung und Markteinführung neuer Produkte neue Technische Dokumentationen erstellt werden. Da diese Dokumenteschnell Umfängevon mehreren hundert Seiten erreichen, bedarf es bei der Dokumentation eines systematischen Vorgehens, damit Fehler vermieden sowie Kosten und Zeit eingespart werden können. Dies leisten Redaktionssysteme wie »docuglobe«. Was hat es also damit auf sich?
Technische Dokumentationen mit »docuglobe« erstellen
Das Redaktionssystem »docuglobe« der Firma gds ermöglicht eine strukturierte und effiziente Dokumentation durch Modularisierung. Informationen werden hier zu Modulen gebündelt und können per Drag & Drop zu neuen Gesamtdokumenten integriert werden. Dabei werden inhaltliche Gliederungen und Indizes übernommen. Die Inhalte der Dokumente sind zentral im Redaktionssystem abgelegt und können per Stichwortsuche von jedem Mitarbeiter gefunden werden. Jeder Inhalt ist dadurch eindeutig erfasst und taucht im System nur einmal auf. Somit werden Redundanzen vermieden. Die einmal erstellen Inhalte sind beliebig wiederverwendbar, und das nicht nur in verschiedenen Dokumenten, sondern auch im Kontext verschiedener Ausgabemedien – sei es ein PDF, ein Onlinedokument oder eine Version für mobile Endgeräte. Darüber hinaus werden Änderungen eines Informationsmoduls automatisch auch in allen damit verknüpften Dokumenten getätigt. Dadurch lassen sich Aktualisierungen blitzschnell vornehmen, was zu erheblichen Zeit- und im Endeffekt Kostenersparnissen führt. Die Wiederverwendbarkeit von Inhalten gilt auch für Übersetzungen, die, einmal vorgenommen, für alle weiteren Dokumente zur Verfügung stehen. Schließlich kann »docuglobe« auch PowerPoint-Präsentationen modular verwalten.
Resümee: Effizientere Verwaltung Technischer Dokumentationen mit »docuglobe«
Die Erstellung und Verwaltung von Technischen Dokumentationen via Copy & Paste gehört mit »docuglobe« endgültig der Vergangenheit an. Diese manuelle Vorgehensweise war und ist mit einer Menge Risiken verbunden. So drohen aufgrund des Hin-und-Her-Kopierens von Dateien Kopierfehler, die sich haftungstechnisch sehr ungünstig auswirken können. Und auch der Zeitaufwand ist enorm, da Dateien immer wieder gesucht und eben dezentral angepasst werden müssen. Dass da schnell etwas durcheinander geraten kann, ist offensichtlich. Diesen Problemen wirkt »docuglobe« erfolgreich entgegen. Das zentralisierte, modulare System ermöglicht alles in allem eine risikoärmere, präzisere, schnellereund kostengünstigere Erstellung und Verwaltung Technischer Dokumente.
Autor: Roman Felde
