Sie ist ein Relikt aus vergangener Zeit! Die analoge Stempeluhr war lange Jahrzehnte in Betrieben und Fabriken aus allen Branchen das System, mit dem die Arbeitszeit der Angestellten gemessen und die Anwesenheit im Unternehmen kontrolliert wurde. Überstunden, Pausen- und Fehlzeiten wurden verlässlich dokumentiert.
In den modernen Zeiten fortschreitender Digitalisierung wird die herkömmliche Stechuhr mehr und mehr zum Auslaufmodell. Müssen die Daten doch per Hand übertragen werden und die Abrechnung für Lohn- und Gehalt gestalten sich umständlich und zeitaufwändig. Deshalb greifen immer mehr Unternehmen zu Systemen mit online Zeiterfassung mit Auswertung. Geleistete Arbeit kann damit in Echtzeit transparent abgerufen werden.
Mittel und Wege zur Arbeitszeiterfassung
Obwohl die Stempelkarte vor allem in kleinen Betrieben noch seine Verwendung findet, geht der Trend schon seit einiger Zeit zur Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung. Die Anwesenheit der Arbeitnehmer wird über ein Terminal gemessen.
Elektronische Arbeitszeiterfassung
Dieses passieren die Mitarbeiter zu Beginn und am Ende der Schicht. Dabei wird über eine Chipkarte, die mit einer Nummer oder dem Namen des Arbeitnehmers versehen ist, die Dauer der Anwesenheit im Gebäude festgehalten. Manche Systeme arbeiten mit dem Fingerabdruck der Angestellten.
Moderne Arten der Arbeitszeiterfassung
Auch die elektronische Arbeitszeiterfassung über Chip oder Fingerprint ist inzwischen nicht mehr der neueste Standard. Gesellschaftlich bedingt befindet sich die Arbeitswelt in konstantem Wandel. Viele Berufe sterben aus. Neue Beschäftigungsprofile, die vor wenigen Jahren noch nicht existent waren, kommen hinzu. Selbständige Freelancer brechen althergebrachte Verhältnisse auf, mobiles Arbeiten in all seinen Facetten erfordern neue Arten der gerechten Arbeitszeiterfassung.
Die neuen Jobprofile haben Einfluss auf die Art und Weise, wie sich Arbeitnehmer organisieren. Zudem ist sowohl der Datenabgleich als auch die Synchronisierung von Geräten immer einfacher zu bewerkstelligen und kann heute auf mobilen Endgeräten vorgenommen werden.
Das Internet und die Arbeitszeiterfassung
Neben den erwähnten Chips sind es vor allem digitale Dienstleistungen in Form von Webangeboten oder mobilen Apps, welche die Datenerhebung auf dem Gebiet der Messung von Arbeitszeiten revolutionieren. Die neue Technik dokumentiert den Tagesablauf der Angestellten umfänglich. Es wird nicht nur das Kommen und Gehen festgehalten. Jegliche Arbeitsunterbrechung wie die Mittagspause, der Toilettengang oder die Rauchpause wird gespeichert.
Aus Sicht der Arbeitgeber hat ein solches Tool noch eine ganze Reihe weitere Vorteile. Neben der automatischen Erfassung können alle Belange rund um die Arbeitszeit organisiert werden. So fließen Urlaubstage und Fehlzeiten ebenso wie die Abwesenheit durch Krankheit mit ein. Manche Tools liefern statistische Durchschnitte über die jährliche Zu- oder gegebenenfalls Abnahme der Produktivität des Mitarbeiters.
Welche Arbeitszeiterfassung bietet sich an?
Bei der Auswahl der Methode spielen einige Faktoren eine Rolle. Oft beruht sie auf persönlichem Geschmack. Der Chef eines Logistikunternehmens bevorzugt ein digitales System am Halleneingang, der technisch beschlagene Designer, der viel unterwegs ist, benutzt eher die App. Zudem spielt die innerbetriebliche Organisation eine Rolle. Während ein unabhängiger Betrieb relativ frei wählen kann, welches System der Arbeitszeiterfassung verwendet werden soll, ist dieses bei international agierenden Franchise-Unternehmen in der Regel vereinheitlicht und vorgegeben.
Auch die Anzahl der Mitarbeiter und das jeweilige Arbeitszeitmodell nehmen Einfluss. Während die Arbeitszeit in Kleinbetrieben oft locker gehandhabt wird, bedarf der Konzern mit mehreren tausend Mitarbeitern ein ausgefeiltes System mit allen Schikanen. Betriebe mit einheitlichen Kernarbeitszeiten von 8 bis 16 Uhr und Anwesenheitspflicht stellen weniger Anforderungen an eine reibungslos dokumentierte Erfassung der Anwesenheit wie Betriebe mit Schichtdienst, Kundenservice, Job-Sharing und Auftragsarbeiten.
Digitale Arbeitszeiterfassung und der Datenschutz
Der digitale Fortschritt greift tief in den Alltag eines jeden ein. Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) von 1994 wird lediglich festgelegt, dass die Arbeitszeit festgehalten werden muss, um Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen zu regeln. Die Art der Erfassung wird nicht vorgegeben. Durch die Menge der von einem digitalen Erfassungssystem erhobenen personenbezogenen Daten greift das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Dabei wurden mehrere Prinzipien festgehalten, welche Missbrauch oder die Weitergabe von Personendaten verhindern sollen. Hervorzuheben hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung ist die getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben werden. Wird die gesonderte Behandlung der Arbeitszeitdaten gewährleistet, ist der Datenschutz für den Einzelnen gegeben.
