Gemeindebriefe sollten einen redaktionellen Anspruch haben und der Zielgruppe entsprechend gestaltet sein. Mit der richtigen Strukturierung und einem optischen Reiz wird der Gemeindebrief viele Leser erreichen und berühren können. So funktioniert es:
Die journalistischen Grundregeln einer jeden Redaktion treffen auch auf das Schreiben eines Gemeindebriefes zu. Dabei muss der Text aktuell, verständlich und von allgemeinem Interesse sein, da er natürlich für die Leser geschrieben wird. Eine objektive Schreibweise und eine klare Struktur innerhalb des Textes sind der Schlüssel zum Erfolg. In Gemeindebriefen gibt es kein „ich“, „uns“ oder „wir“. Stattdessen bleibt der sachlich beschreibende Stil erhalten in der dritten Person, beispielsweise „Die Gemeinde trifft sich!“.
In Bezug auf den grafischen Anspruch kommt der Gemeindebrief mit möglichst wenigen verschiedenen Schriften aus. Dabei hängt ein guter Lesefluss nicht nur vom Schriftbild ab, sondern auch von der grafischen Gestaltung. Die Vorlagen für Gemeindebriefe auf pfarrbrief.de sind ein guter Anhaltspunkt. Wichtiger als die Größe der Schrift ist die allgemeine räumliche Verteilung der Texte und Grafiken. Eine passende Regel: Platz lassen und dennoch alle Seiten gut ausnutzen. Der Gemeindebrief muss am Ende ein Gesamtbild ergeben. Hierbei hilft ein Satzspiegel, bei dem der äußere Rand auf jeder Seite gleich groß ist. Im DIN A5 Format kann in zwei Spalten gearbeitet werden, damit der Text einfacher zu lesen ist. Ein Bild sagt dennoch mehr als viele Worte. Ein Bild pro Seite genügt jedoch, um den Gemeindebrief ansprechend zu gestalten. Hier sind die Vorgaben der Druckerei zu beachten.
Gängige Rubriken in einem Gemeindebrief sind beispielsweise die Themen aus der eigenen Gemeinde und aus der Nachbarschaft. Außerdem können besondere Menschen porträtiert oder in einem Interview vorgestellt werden. Natürlich dürfen Neuigkeiten aus dem Kirchenvorstand oder besonderen Gruppen der Kirchen nicht fehlen. Ebenso sind Gebete und Kommentare enthalten und eine gewisse Service-Leistung, wie die Öffnungszeiten des Gemeinde-Büros.
