Projektarbeit, agile Teams, flexible Arbeitsgestaltung – das sind die Themen, die Büroarbeit im Moment treiben. Wie muss ein Büro gestaltet sein, das diesen Anforderungen standhält? Das Open Space Büro bietet einen ganz guten Ansatz.
Offenes Konzept, Weite und Transparenz
Im typischen Großraumbüro der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts sitzen Dutzende, wenn nicht Hunderte Menschen in einem einzigen großen Raum, jeder und jede am eigenen kleinen Schreibtisch, umgeben von engen Wänden. Die sogenannten Cubicles schränken den Blick ein, begrenzen die Bewegungsfreiheit und sollen so höchste Konzentration auf die Arbeit ermöglichen. Wer weiß da schon, welche Person im nächsten Cubicle sitzt und was diese Person gerade bearbeitet? Es war das Bürokonzept der Arbeitsteilung, der Entfremdung von der Arbeit. Jeder war mit kleinen Teilaufgaben beschäftigt, deren Ergebnisse von anderen Menschen zusammengetragen und irgendwann irgendwie zu einem großen Ganzen zusammengestellt wurden.
Heute arbeitet man anders. An die Stelle von festen Arbeitsabläufen, die bis ins kleinste Detail aufgefasert und an spezialisierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verteilt werden, sind Projekte getreten. Für einige Monate oder wenige Jahre werden Teams zusammengestellt, die das jeweilige Projekt von Anfang bis Ende durchziehen. Transparenz ist wichtig, Zusammenarbeit zentral. Die Kommunikation muss stimmen. Und das funktioniert nur, wenn jeder weiß, was die anderen auch gerade tun. Das Open Space Büro zeigt genau diese Transparenz. Es ist immer noch ein Großraumbüro. Aber es ist mehr als das: Die Trennwände fehlen oder sind höchstens halbhoch. Neben den Einzelarbeitsplätzen steht eine Meeting Area zur Verfügung, in der sich Menschen für die Zusammenarbeit treffen. Ruhige Ecken mit schalldämpfenden Böden, Decken und Wänden ermöglichen den Rückzug für konzentrierte Einzelarbeit und Telefonate.
Flexible Nutzung durch geschickte Gestaltung
Das alte Großraumbüro war eine starre Sache: Jeder Arbeitsplatz war festgelegt und wurde nicht bewegt oder verändert. Eine Erhöhung der Mitarbeiterzahl war schwierig, denn die optimierte Platznutzung machte es schwierig, weitere Arbeitsplätze zu schaffen. Das ist beim Open Space Büro anders. Die Einzelarbeitstische lassen sich jederzeit zu einem großen Konferenztisch zusammenschieben. Mobile Trennwände ermöglichen die Abtrennung bestimmter Bereiche, damit Kleingruppen ungestört arbeiten können. Bei Bedarf kommen Einzelarbeitsplätze hinzu oder fallen weg. Meeting Areas für Besprechungen stehen genauso zur Verfügung wie die Teeküche für Sozialkontakte und lockere Sitzgruppen für kreative zusammenarbeiten.
Wichtig ist bei einem so offenen Konzept, dass nicht nur das Mobiliar beliebig neu angeordnet werden kann. Auch die Lichtführung muss stimmen. In einem so großen Raum dringt das natürliche Tageslicht nicht in jede Ecke. Deshalb sollten Tageslichtlampen installiert sein, die bei Bedarf (wenn wieder einmal Trennwände verschoben werden) auch schnell neu ausgerichtet werden können. Tageslichtlampen sollten es deshalb sein, weil sie das Arbeiten erleichtern und die Augen nicht so schnell ermüden lassen. Helle, aber nicht weiße Wände, Decken und Böden reflektieren das Licht und tragen es bis an den hintersten Schreibtisch.
Sauerstoff für die Konzentration
Ein weiteres Problem großer Open Space Büros ist die Luftqualität. Wo viele Menschen zusammensitzen und arbeiten, qualmen die Köpfe. Der Sauerstoffgehalt der Luft sinkt, der Kohlendioxidgehalt steigt, es stinkt. Irgendjemand reißt ein Fenster auf – aber reicht das? Natürlich nicht. Eine auf die Raumgröße und die Personenzahl genau abgestimmte Be- und Entlüftungsanlage ist sinnvoll. Grünpflanzen mit viel Blattwerk sorgen zusätzlich für ein besseres Raumklima. Die Pflanzen haben neben der luftreinigenden Wirkung noch eine Funktion: Sie halten die Luftfeuchtigkeit hoch. Bei etwa 40 bis 50 Prozent sollte diese liegen, damit Menschen sich wirklich wohl fühlen, die Augen nicht trocken werden und die Haut nicht spannt.
Keine festen Arbeitsplätze
Wenn hier die Rede von Schreibtischen ist, sind damit übrigens nicht die fest zugeteilten Schreibtische vergangener Zeiten gemeint. Im Open Space Büro stehen zwar Tische als Ablage für Laptop, Kaffeetasse und Handy zur Verfügung. Aber niemand hat einen festen Schreibtisch. Der eigene Arbeitsplatz wird jeden Tag neu ausgesucht. So finden sich idealerweise immer die Menschen zusammen, die ohnehin gerade zusammenarbeiten müssen. Für die Kommunikation ist das jedenfalls ein großer Pluspunkt.
Störfaktoren? Viele!
Allerdings hat das Open Space Büro auch ein paar Nachteile. Durch die vielen Menschen im Raum ist der Lärmpegel sehr hoch und damit auch der Stresspegel. Die Konzentration fehlt oft, Privatsphäre gibt es nicht. Für introvertierte Menschen ist das schwer. Dazu kommt, dass sich Krankheiten in so einem Raum natürlich sehr schnell ausbreiten können. Auch die Einschränkungen in der Arbeitsgestaltung werden bei diesem Konzept oft bemängelt. Alles zusammengenommen können diese Faktoren zu weniger statt mehr Kommunikation führen. Und damit hätte das Open Space Büro seinen Zweck verfehlt. Es kommt sehr stark auf das jeweilige Unternehmen und die Mitarbeitenden an, ob das Konzept funktioniert.
