Remote Work: Wie Sie Ihr Projektmanagement stärken

Das Buzzword “Remote Work” ist derzeit in aller Munde. Dies ist zwar zu großen Teilen auf die Home Office Situation wegen Covid-19 zurückzuführen, jedoch war bereits vor der Pandemie dieser moderne Arbeitsansatz ein durchaus attraktiver Trend auf dem steigenden Ast. Ob die Tendenz zu Remote Work gekommen ist um zu bleiben, steht noch in den Sternen. Fest steht aber, dass dies keineswegs ihrem Projekterfolg entgegensteht! Natürlich brachte die hastige Umstrukturierung vor allem anfangs seine Nachteile mit sich – jedoch haben Unternehmen auch gelernt wie sie diese Situation für sich nutzen und sogar davon zu profitieren. Mit den richtigen Strategien und moderne Tools lassen sich Stolpersteine aus dem Weg schaffen. So meistern auch Sie diese Hürde mit links.

Was ist Remote Work?

Doch was bedeutet eigentlich Remote Work? Das Cambridge Dictionary definiert das Schlagwort folgendermaßen: die Tätigkeit eines Angestellten, der zu Hause oder an einem anderen Ort arbeitet, der nicht der reguläre Arbeitsplatz einer Organisation ist.

Es bezeichnet also mobiles Arbeiten an ortsungebundener Arbeit und erfordert dadurch eine gewisse Dezentralität der Organisation. Doch wie bereits zuvor erwähnt war Remote Work schon vor der Pandemie geläufig, was auf ihren Facettenreichtum schließen lässt. Denn Remote Work bezieht sich nicht nur auf das zwangsläufige Home Office, dass wir kennengelernt haben. Diese Arbeitsweise war bereits zuvor schon als generelle Unternehmenskultur, für Digital Nomads (= reisende Fernarbeitende) und Freelancer (= selbstständige Dienstleister) Gang und Gäbe.

How to: Remote Work

Ob diese Arbeitssituation nun gewollt herbeigeführt oder ungewollt entstanden ist (wie zum Beispiel durch die Pandemie) – es gilt daraus das Beste zu machen! Dafür schauen wir zunächst wie die sich ergebenden Nachteile eliminiert werden, Rahmenbedingungen optimiert werden und auf welche Elemente es ankommt.

Entstehende Nachteile eliminieren – Rahmenbedingungen schaffen

Leider kommen die Vorteile der Remote Work nicht ohne ihre Nachteile. Verminderte Produktivität durch autonome Arbeitseinteilung, schlechte Arbeitsbedingungen und beeinträchtigtes Teamwork durch Mangel an Kommunikation sind durchaus Faktoren der Remote Work die sich negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken können. Gute Nachricht: Müssen sie aber nicht! Stellen Sie gleich vorab sicher, dass sich aus der Arbeitssituation kein Nachteil ergibt in dem Sie von Anfang an die Rahmenbedingungen klären. Diese müssen so gestaltet werden, dass der Arbeitnehmer in ihnen gut und gerne arbeiten kann! Nur so können Sie von seinem vollen Potenzial profitieren.

• Arbeitszeit definieren:
  Durch ortsungebundenes Arbeiten verfließt die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben oftmals. Dadurch dass man praktisch immer Arbeiten beziehungsweise immer Pause machen kann, laufen beide Aspekte Gefahr weder effizient noch entspannt zu sein. Klären Sie vorab mit Ihren Mitarbeiter ab, wann sie sich vorstellen ihre Arbeit zu verrichten und machen Sie auch klar was ihre Erwartungen sind. So entsteht eine gewisse Struktur, die im Hinterkopf behalten wird, aber dennoch ist genug Flexibilität gegeben, um die Arbeit an die Lebensumstände anzupassen. Daraus profitiert das Unternehmen und die Mitarbeiterzufriedenheit wiederum!
• Equipment bereitstellen:
  Das Zeitalter der Digitalisierung ermöglicht erst die Remote Work. Arbeitslaptop und Internet – schon steht nichts mehr im Wege! Dafür müssen sie eben aber sicherstellen, dass diese Faktoren gegeben sind. Ohne stabile, ausreichende Internetverbindung und Arbeitscomputer mit Zugang zu den benötigten Programmen ärgert sich der Arbeitnehmer nicht nur mit den daraus entstehenden Problemen herum, sondern das Unternehmen profitiert auch nicht von den geleisteten Mühen.

Schlüsseln zum Erfolg

Kommunikation und Transparenz! Auf diesen Faktoren beruht der Erfolg der Remote Work und an ihnen führt tatsächlich auch kein Weg vorbei!

Kommunikation

Kommunikation ist das Um und Auf. Nicht nur in Beziehungen, nein sondern auch am im Remote Work-Modus. Wer räumlich distanziert arbeitet läuft Gefahr diese Distanz auch auf anderen Eben zu übertragen. Dabei ist dies dann umso wichtiger, da die ganzen beiläufigen Konversationen wegfallen. Diese sind aber oftmals von hoher Wichtigkeit, weil sie Probleme aus dem Weg räumen, motivieren, Überblick geben und zur Teamdynamik beitragen.

Räumen Sie deshalb genug Zeit und Austauschmöglichkeiten ein für zentrale Punkte wie Fortschrittsberichte, Feedback, Motivation, Teambuilding und sogar Smalltalk ein.

Oftmals ist einfach die Gewissheit eine Anlaufstelle mit offenem Ohr zu haben ausschlaggebend. Demnach: Zeigen Sie Empathie! Fragen wie “Wie kann ich für Sie den Umstand besser gestalten/Sie unterstützen/Ihnen entgegenkommen?” punkten nicht nur auf Sympathie Ebene, sondern haben auch Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg.

Transparenz

In Hand einhergehen mit gesteigerter Kommunikation ist auch gesteigerte Transparenz. Sie können optimal ihre Mitarbeiter unterstützen, wenn Sie über den momentanen Stand der Dinge Bescheid wissen. Auch das Teamwork, die Übersichtlichkeit und die Ressourcenplanung für Projekte profitieren dadurch erheblich. Remote Work lässt einen leicht mal den Überblick verlieren, demnach tun Sie sich selbst, Ihren Mitarbeitern und dem Unternehmenserfolg einen Gefallen indem Sie Transparenz in den Fokus stellen. Zu diesem Zweck wurden bereits einige Software-Tools entwickelt, die dies unterstützen sollen und Ihnen dabei Arbeit abnehmen. Zeiterfassungssoftwares wie zum Beispiel TimeTrack unterstützt Sie hierbei sogar auf mehreren Ebenen. Das Tool hält die Arbeitszeit, die Projektzeit und -fortschritt fest und bietet Ihnen auch Berichte und Analysen, um die Bedingungen und den Output zu optimieren.

Daraus ergebende Vorteile nützen

Wenn man erst einmal die Hürden der Remote Work überwunden hat, wird man bemerken, dass diese gar nicht so störend ist. Ganz im Gegenteil! Viele Vorteile erstehen aus dieser Arbeitsform und diese gilt es auch sowohl als Arbeitnehmer, als auch als Unternehmen zu nutzen! Mit den richtigen Rahmenbedingungen wird durch die freie Arbeitseinteilung dem Arbeitnehmer eine bessere Work-Life Balance ermöglicht und die Familienfreundlichkeit und Produktivität gesteigert. Außerdem erhöht die digitale Remote Struktur die Effizienz von Meetings und erlaubt neue, weltweite Recruiting Möglichkeiten. Dies alles trägt nicht nur der Mitarbeiterzufriedenheit bei, sondern auch dem Unternehmenserfolg.

Fazit

Sich auf die Reise zum idealen Remote Work Struktur zu begeben, ist mit einigen Stolpersteinen verbunden aber es zahlt sich aus! Wenn Sie aber die richtigen Rahmenbedingungen sicherstellen und den Fokus auf Kommunikation und Transparenz legen, läuft die Umstellung nahezu wie ein Kinderspiel. Mit den richtigen Tools wird Ihnen einige Last abgenommen und Sie gewinnen Überblick! Die aus der Remote Work gewonnene Flexibilität und die daraus entstehenden Vorteile gegen die Umstände, die sich zunächst ergeben können abzuwägen könnte Ihrem Unternehmen sogar zum Erfolg verhelfen. Die Zeiten ändern sich, Arbeitsweisen auch – doch Sie können dies mit Leichtigkeit schaffen!