Unnötige Mehrarbeit in südwestfälischen Unternehmen effektiv reduzieren

Südwestfalen gilt als die industriestärkste Region NRWs – viele große, zum Teil internationale Unternehmen sind hier zu finden. Zur Verbesserung der Produktivität und zum Schutz vor ausufernden Überstunden im Betrieb haben einige bereits die Umsetzung verschiedener Maßnahmen angeregt. 

Gründe für Mehrarbeit

Wer regelmäßig seine im Vertrag vereinbarte Arbeitszeit überschreitet, sammelt Überstunden an – mit der Zeit werden es immer mehr, das Abbauen der Stunden wird immer schwieriger. Doch warum sammeln eigentlich manche mehr Überstunden an, als unbedingt nötig wäre?

Das sind mögliche Gründe:

• Zeit wird mit unnötigen Pausen verplempert (z. B. Kaffee trinken, Schwätzchen mit den Kollegen).
• unproduktives Arbeiten (z. B. schlecht organisierte Meetings, Ablenkung durch Telefon und Mails, ineffiziente Internetrecherche)
• Es sind zu viele Aufgaben pro Tag, das Pensum ist zeitlich nicht zu schaffen.
• Man will den Chef beeindrucken, erhofft sich eine bessere Position oder mehr Gehalt.
• Workaholics, die generell zu viel arbeiten

Arbeitszeiten genau erfassen

Eine Möglichkeit, die eigenen Stunden genauer im Blick zu behalten und Überstunden zu vermeiden, ist die Verwendung von Tools, die Arbeitszeiten genau dokumentieren. System für Arbeitszeiterfassung  lässt sich wahlweise über mobile Geräte (Smartphone oder Tablet), am PC oder via Terminal handhaben. Sämtliche Stunden und erledigten Aufgaben sind hier genau dokumentiert. Mitarbeiter werden in ihrer Produktivität unterstützt, effizientes Arbeiten wird gefördert und Überstunden fallen seltener an. Arbeitgeber behalten damit auch den Überblick über alle geleisteten Arbeitsstunden, können rechtzeitig Ersatz für kranke oder im Urlaub befindliche Mitarbeiter organisieren und Projekte zeitgerecht fertigstellen. Alle Arbeitszeiten und Fehltage werden außerdem automatisch an die Lohnbuchhaltung übermittelt, was die Abrechnung und Ausstellung der Lohnzettel am Ende des Monats enorm erleichtert. 

Aufgaben bündeln

Statt jede Mail einzeln zu beantworten ist es ratsam, das immer zu festen Zeiten gebündelt zu tun, etwa morgens und nach der Mittagspause. Das Gleiche gilt auch für Telefonate mit Kollegen und Kunden. Lieber eine Stunde dafür fest einplanen, als ständig erreichbar zu sein.

Weniger Ablenkung im Büro oder Homeoffice

Ob Radio, Smartphone, telefonierende Kollegen oder andere Ablenkungen, die einen können das gut kompensieren, andere wiederum sind in der Produktivität deutlich gestört. Ein guter Kopfhörer (eventuell mit ruhiger Musik) hilft, störende Geräusche auszublenden, auf lautlos gestellte Smartphones ebenso. Kollegen, die viel telefonieren, sollten möglichst in einem separaten Raum untergebracht sein.

Delegieren oder Nein sagen

Arbeiten, die nicht zum eigenen Aufgabengebiet gehören, lassen sich oft leicht an andere delegieren. Dazu muss man lernen, Nein zu sagen, wenn der Chef mal wieder kurz vor Feierabend mit neuen (nicht unbedingt zeitkritischen) Aufgaben ankommt. Wer gut delegiert und nur im Ausnahmefall Extrarbeiten übernimmt, behält seinen Überstundenkontostand im Rahmen und beugt zudem einer körperlichen und psychischen Überlastung (z. B. Burnout) vor.

Zeiten fest einplanen

Wer eine klare Endzeit für eine Aufgabe festlegt, ist produktiver als jemand, der sich keinen Rahmen setzt und sich dabei verzettelt. Perfektionismus ist häufig der Grund, warum Arbeitnehmer immer weiter an einer Aufgabe sitzen bleiben, statt Feierabend zu machen. Wenn etwas noch nicht ganz fertig ist, gelingt es mit frischem Kopf am nächsten Morgen oft deutlich schneller. 

Feste Arbeitszeiten einfordern

Wer eine Familie hat und pünktlich los muss, sollte das klar kommunizieren! Die meisten Aufgaben lassen sich auch am nächsten Tag erledigen.