“Ab 2025 wird es ernst“, weiß die IHK-Siegen zu berichten. Am 1. Januar 2025 tritt nämlich die Pflicht zur E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Kraft. Die nächste Stufe der digitalen Rechnungsstellung und der Digitalisierung im Allgemeinen wird damit im kommenden Jahr eingeleitet. Unternehmer und Selbstständige in Südwestfalen haben nur noch wenige Wochen Zeit, um sich entsprechend vorzubereiten. Wir erklären, was die E-Rechnung auszeichnet, was das neue Gesetz vorsieht und welche Schritte vorgenommen werden sollten, um die Vorgaben bestmöglich umzusetzen.
Die wichtigsten Fakten zur E-Rechnung und zur E-Rechnungspflicht
Dem Gesetzgeber zufolge sind E-Rechnungen alle Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis werden in diesem Sinne bereits die Formate ZUGFerD und XRechnung verwendet.
Die Pflichtangaben einer E-Rechnung entsprechen weitestgehend den Angaben auf den herkömmlichen Rechnungen nach § 14 UStG. Neben den üblichen Pflichtangaben wie Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, Steuernummer, Umsatzsteueridentifikationsnummer und fortlaufender Rechnungsnummer kommen für einige Unternehmen auf der E-Rechnung weitere Angaben verpflichtend hinzu. So müssen Rechnungen an Bundesbehörden oder an die Bundesverwaltung mit einer Leitweg-Identifikationsnummer versehen werden. Zudem müssen E-Mail-Adresse, die genauen Zahlungsbedingungen sowie Fälligkeitsdatum, Bankverbindung und gegebenenfalls eine Lieferanten- oder Bestellnummer genannt werden.
Ab kommendem Januar wird die E-Rechnung von den sogenannten sonstigen Rechnungen unterschieden. Als E-Rechnung zählen ausschließlich Rechnungen in strukturierten elektronischen Datenformaten nach Normreihe EN 16931. Das Format ermöglicht eine direkte elektronische Verarbeitung. Aber aufgepasst: Eine auf elektronischem Weg versendete Rechnung wie eine PDF-Rechnung fällt nicht unter die Bezeichnung E-Rechnung. Es handelt sich dabei wie bei einer Papierrechnung um eine sonstige Rechnung.
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, wird ab dem 1. Januar 2025 rechtskräftig und gilt für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze. Die Größe eines Unternehmens, Rechtsform oder andere Faktoren spielen für die Pflicht keine Rolle – es gibt jedoch einige Ausnahmen und darüber hinaus bestimmte Übergangsregelungen.
Ausnahmen und Übergangsregelungen
In bestimmten Fällen muss auch dann keine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht.
Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind:
- Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto
- Leistungen von Kleinunternehmern
- Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer gelten, wie bestimmte Vereine
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- bestimmte Leistungen an Endverbraucher, die mit einem Grundstück zusammenhängen
Die E-Rechnungspflicht sieht eine Übergangsregelung vor. So dürfen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin sonstige Rechnungen wie Papierrechnungen versendet werden. Für PDF-Rechnungen und andere elektronische Formate, die keine E-Rechnungen sind, gilt dies nur, wenn der Empfänger zustimmt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen dann ab Januar 2027 E-Rechnungen im B2B-Bereich verschicken. Wer 2026 einen geringeren Jahresumsatz hat, darf noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. Erst ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen, die von keiner der Ausnahmeregelungen Gebrauch machen können, E-Rechnungen versenden.
Es ist geplant, dass zu einem späteren Zeitpunkt ein Meldesystem für E-Rechnungen eingeführt wird. Im Zusammenhang mit der Meldepflicht steht eine Anwendung der E-Rechnungspflicht auf EU-Ebene im Rahmen des Maßnahmenpakets VAT in the Digital Age.
So bereiten sich Unternehmen jetzt vor
Der 1. Januar ist durch die E-Rechnungspflicht ein wichtiger Stichtag für alle Unternehmen und Selbstständigen in Südwestfalen. Sofern bisher nicht geschehen, lohnt es sich, die Zeit vor dem Jahreswechsel zu nutzen, um sich auf den Empfang und Versand von E-Rechnungen vorzubereiten. Der erste wichtige Schritt bei der Vorbereitung betrifft den Empfang von E-Rechnungen. Wer noch kein entsprechendes E-Mail-Postfach hat, sollte sich spätestens jetzt eines zulegen. Wer bereits ein eigenes Postfach für den Rechnungseingang hat, kann darüber nachdenken, ein Extra-Postfach für E-Rechnungen einzurichten und dies rechtzeitig seinen Lieferanten oder Auftragnehmern zu kommunizieren. Mit getrennten Postfächern behält man den besten Überblick über E-Rechnungen und sonstige Rechnungen vor allem in der Zeit der Übergangsfrist.
Viele Unternehmen werden es ihren Kunden leicht machen und das ZUGFeRD-Format nutzen, das eine Kombination aus Datensatz und lesbarem PDF beinhaltet. Weil sich ein Unternehmen jedoch nicht aussuchen kann, in welchem Format es E-Rechnungen erhält, ist es wichtig, dass nach dem Jahreswechsel unterschiedliche Formate mit einer Visualisierungssoftware lesbar gemacht werden können. Ein Termin mit einem IT-Dienstleister ist daher zeitnah angeraten, damit bestehende Software gegebenenfalls angepasst bzw. erweitert werden kann.
Auch, wer sich bislang nicht mit seinem Steuerberater über das Thema E-Rechnungspflicht ausgetauscht hat, sollte zu diesem Zweck am besten noch vor Jahresende einen Termin machen.
Ein Vorteil der E-Rechnungspflicht: Die Digitalisierung schreitet voran. Die Zeiten von Rechnungen, die als Word- oder Exceldatei abgespeichert werden, sind nun endgültig vorbei. Auf diese Weise wird die Buchhaltung von Unternehmen jetzt in jedem Fall GoBD-konform. Bei Betriebsprüfungen ist man damit auf der sicheren Seite.
